Executive Assistant / Hoofd Secretariaat

Job description

Zie jij een nieuwe functie als een uitdaging? Zet jij graag ergens je tanden in en ga je er voor de volle 200% voor? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij zijn op zoek naar een 


Team Manager Office Support (32 - 40 uur)


In deze rol kom je nauw samen te werken met 5 andere collega’s binnen het Office Support Team. Samen ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Business Support Directors. Daarnaast geef jij sturing en leiding aan het team en zorg je er samen voor dat er een professionaliseringsslag gemaakt wordt. Ben jij innovatief? Denk jij graag in oplossingen? En zie jij kansen liggen al ver voordat iemand anders deze signaleert? Lees snel verder want dit is de rol voor jou!


In deze rol ben je dus zowel PA als ook Team Manager van het Office Support Team.


Office Support Team Manager

Als Office Support Team Manager stuur je een team van 5 medewerkers aan en ben je eindverantwoordelijk voor de facilitaire zaken. Jij weet het werk goed te coördineren en tilt het team naar een hoger level. Als manager weet jij het team te inspireren, ligt de focus op individuele ontwikkeling van jouw teamleden en verdere professionalisering van de afdeling. Kortom je bent een spin in 't web voor de afdeling en gaat samen voor het beste resultaat!


Wat ga je doen?

  • Eerste aanspreekpunt voor kantoor gerelateerde vragen;
  • Het beheren van de telefooncentrale;
  • Het boeken van accommodaties en vluchten;
  • Het voorbereiden van visum aanvragen;
  • Het bieden van ondersteuning bij events en beurzen;
  • Het behandelen van de post.


Personal Assistant:

  • Jij zorgt dat de agenda perfect gepland en afgestemd staat;
  • E-mail beheer en het organiseren van informatie binnen Teams/ Sharepoint;
  • Het voorbereiden (o.a. Powerpoint skills) en organiseren van bijeenkomsten;
  • Het uitwerken van correspondentie in Engels
  • Jij bent de eerste vraagbaak voor (externe) contacten bij afwezigheid Business Unit Director;
  • Het organiseren en plannen van buitenlandse reizen.

Job requirements

Servicegericht, gedreven en een echte teamplayer. Dit zijn kwaliteiten die goed bij jouw passen. Door jouw prettige manier van communiceren weet je andere te motiveren en inspireren en zorg jij je collega’s in beweging komen. Je bent organisatorisch sterk, standvastig en organisatie sensitief. Ook beschik je over de volgende functie eisen:

  • Hbo werk- en denkniveau met enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen een internationale organisatie;
  • Uitstekende beheersing van de Engelse taal (native niveau). Voertaal is Engels;
  • Maar ook uitstekende kennis van de Nederlandse taal;
  • Uitstekende digitale vaardigheden, inclusief Microsoft Office en in het bijzonder PowerPoint;
  • Fulltime of parttime (32 uur) beschikbaar en geen 9-5 mentaliteit;
  • Van nature nieuwsgierig om nieuwe dingen te leren vooral op het gebied van digitale vaardigheden.


Wat bieden wij jou?

  • Een groeiende en informele organisatie met ambitieuze doelen;
  • Een functie met veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in een professioneel en leuk team;
  • Een goed arbeidsvoorwaardenpakket met o.a. 30 verlofdagen, flexibele werktijden, een caring/vitaliteits budget en een goede, moderne pensioenregeling;
  • Veel aandacht voor persoonlijke groei en ontwikkeling.


Ben jij de Team Manager Office Support die zich staande weet te houden binnen onze mooie bewegende organisatie? En kun jij het verschil maken in een team? Reageer dan snel en neem contact op met Secretary Plus, Anita te Duits 06-41687437, AteDuits@secretary-plus.nl